לפני כשלוש שנים כשהקורונה התפרצה מצאתי את עצמי, כמנכ”לית ארגון חברתי, במצב של חוסר וודאות קיצוני. המציאות המשתנה אילצה אותי לאמץ שיטת ניהול אג’ילית, כדי לנווט את הארגון בתקופה הלא ברורה הזו. ניהול אג’ילי הביא אותנו להגדיר תוצרים ותהליכי עבודה בצורה איטרטיבית (בפרקי זמן קצרים ותכופים) לצד דיוק תוצרי העבודה במנות קטנות אך מביאות ערך. לצד זאת, התחלתי להמשיג סט של פעולות שהובלנו בארגון במטרה לעבור את התקופה הלא ברורה הזו בצורה המדויקת והטובה ביותר בעבורנו.
עכשיו, בעיצומה של מלחמת “חרבות ברזל”, אנו חוזרים לאותן שיטות ניהול וסט פעולות במטרה להמשיך ולפעול ביעילות במטרה לשמר את פעילות הארגון, להגדיל את הScale ולמצוא את ההזדמנויות החדשות במצב המשתנה.
חמישה צעדים לניהול חברתי בתקופה של אי ודאות – “חמסה עלינו”
- אסטרטגיה מותאמת: פתח להצלחה בתקופות חירום
אחת הבחירות החשובות ביותר שעשינו הייתה ולהתאים את תכניות העבודה השנתיות שלנו למציאות החדשה. בחרנו להתמקד במתן מענים לטווח הקצר והארוך, תוך זיהוי הצרכים מהשטח והתאמה מתמדת למגמות ולהזדמנויות החדשות.
תהליך זה חייב אותנו לעבודה פנים וחוץ ארגונית במטרה לזהות את המגמות במדינה, בשדה הפעילות של החברה האזרחית, השותפים והתורמים.
ללא דיוק האסטרטגיה, הגדרת התרחישים וההזדמנויות לא היינו יכולים לארוז מחדש את הפעילות שלנו בהתאמה למצב החדש והמשנה שנוצר.
- ניהול תקציבי: התמודדות עם מניעת גירעון ומציאת הזדמנויות
כבר בשבוע הראשון חזרתי לתקציב הארגון מתוך הבנה שסכום הגיוס שהגדרנו בתקציב כיעד גיוס למהלך השנה יכול להפוך לגירעון מובנה. הבנה זו היוותה צעד מכריע בהבטחת הצלחת הארגון בתקופה זו.
הבנה זו חייבה אותי ואת הארגון לחשוב מחדש כיצד לשנות את התקציב כדי מחד לשמור על תקציב שמרני ומאידך כיצד לפעול על מנת להגדיל את ההכנסות הארגון דווקא ברגעי המשבר.
דרך ניתוח תקציבי מדויק ותרחישי יחוס, הצלחנו לנהל את התקציב הארגון בצורה טובה ולשמור על יציבות ופיתוח הארגון בתקופה זו.
- שותפים לדרך: תורמים ומשרדי ממשלה
בשגרה וגם בחירום התייחסנו לתורמים ולמשרדי הממשלה כשותפים אמתיים. לכן, כבר בתוך התהליך האסטרטגי, שביצענו פנינו לשותפים וחלקנו אותם בדילמות, בתובנות ובהיערכות הנדרשת מאתנו בתקופת החירום.
השיתוף וההתלבטות המשותפת חיזקה ביננו את הקשר והביאה הרבה ערך.
היה גם ברור שלשותפים חשוב שלא רק הפרויקט בו הם תומכים ישמר ויתפח בתקופה זו אלה גם הארגון כולו. לכן בחשיבה משותפת ייעדנו כספים לטובת הפעילות הארגונית וכך התחלנו להגדיל את העוגה התקציבית של הארגון. לצד זאת גייסנו כספים בהתאם להזדמנויות, לצרכים ולפעילות הייחודיות שהארגון הציע בהתאמה למצב החדש.
- הנהלה הארגון: מובילים ביחד
הנהלת הארגון היא הגב והמשענת של כל מנכ”ל ומנכ”לית. בתקופת חירום קיימנו ישיבות תכופות בהם ניתחנו ביחד את המצב וגיבשנו את האסטרטגיה הארגונית. מחויבותו של מנכ”ל ארגון חברתי היא להפוך את חברי ההנהלה לשגרירי הארגון בניסיון לסייע בתהליכי גיוס הכספים, בניית השותפויות ומתן התמיכה הארגונית הנדרשת לארגון.
לעיתים דווקא חברי ההנהלה שמכירים את הארגון אך אינם עוסקים בו ביום יום מביאים זוויות הסתכלות מחוץ לקופסה ומייצרים חדשנות בארגון. אל תפספסו את ההזדמנות הזו עם חברי ההנהלה שלכם.
- שמירה על צוות העובדים: המפתח לחוסן ארגוני
בתקופת חירום העובדים מרגישים חוסר ביטחון בתפקיד בשל האתגרים שנוצרים בשטח ובשל שינויים משפחתיים הנדרשים מהם בשל המצב שנוצר. לדוגמה, יציאה של בני הזוג לשירות מילואים/חל”ת וכדומה.
היה לנו ברור שהמשאב הכי יקר של הארגון שצריך לשמור עליו הוא צוות העובדים. לכן אחד העקרונות הבסיסיים שליוו אותנו, היה לשמור על צוות העובדים ולתת את הכלים המקצועיים הנדרשים להצלחתם בתפקיד גם בתקופה זו.
לא רק הוקרות ואמון בצוות ובנחיצות שלו אלה שיתוף בתהליכים הארגוניים ובתהליכי קבלת ההחלטות. כל זאת, לצד מתן כלים להתמודדות עם השינויים הארגוניים למניעת שחיקה בתהליכי העבודה הנדרשים מהם בתקופה זו.
הרבה דובר על הוקרות ותשומת לב לעובדים אך לא רבים דיברו על הצורך לשתף אותם בתהליכים הארגוניים ובתהליכי קבלת ההחלטות. בנוסף לכך, חשוב היה לנו להביע הערכה ואמון בצוות ובנחיצות שלו. זאת לצד מתן כלים לשינויים הארגוניים ומניעת שחיקה בתהליכי העבודה הנדרשים מהם בתקופה זו.
עקרונות העבודה של “חמסה עלינו” שאומצו בתקופת הקורונה הוכיחו את עצמם כשיטה עקבית ויעילה לניהול בתקופת החירום והשגרה.
המעבר לניהול אג’ילי, שמתמקד בגמישות, תכנון אסטרטגי ושיתוף פעולה, עשוי להוות את הבסיס לכל ארגון המעוניין לשרוד ואף לפרוח בתקופות של חוסר ודאות. אנחנו רואים כי שיטה ועקרונות עבודה אילו מסייעים לזהות הזדמנויות חדשות, להרחיב את הפעילות הארגונית ולפעול בגמישות ומהירות.
כשמלחמת “חרבות ברזל” פרצה חזרנו לאותם עקרונות עבודה במטרה להמשיך ולהתנהל בצורה טובה בתקופה זו. כמו אז גם היום לארגונים חברתיים יש לא מעט הזדמנויות חדשות וכדי להשיג אותם עלינו להיות יותר אסטרטגיים וממוקדים בפעילות שלנו.
עם אסטרטגיה טובה וניהול אג’ילי נוכל להעלות את הScale הארגוני שלנו, זה באמת אפשרי.
אם גם אתם מנהלים ארגון חברתי שמעוניין לבנות ולמדל את מודל העבודה מהשטח ולהגדיל את פעילות הארגון, מתוך ה DNA הייחודי של הארגון ובשתי מילים, להגדיל את ה: Value Scale אנו מזמינים אתכם להמשיך ולקרוא את המאמרים הבאים שלנו ולהיעזר בשירותים שפתחנו בעבור ארגונים ב DNAIDEA & ענת מופקדי
ענת מופקדי, מנכ”לית מובילית אימפקט בארגונים ודירקטורית בחברות ציבוריות וארגונים חברתיים.
לתיאום פגישת היכרות:
mufkadianat@gmail.com ,054-565737
