לעיתים קרובות גילינו כי חודשי הקיץ החמים והארוכים מהווים הזדמנות אידיאלית לעיצוב והטמעה של תהליכי עבודה אסטרטגיים ותכניות עבודה שנתיות לשנה האזרחית הקרובה . מה שמכונה "עונת המלפפונים" השנתית מייצרת רגיעה טבעית בפעילות השוטפת המאפשרת להרים את הראש ולהתחיל לתכנן את שנת הפעילות הבאה.
תהליכי תכנון שנתי מסייעים למקד את העבודה שלנו ולסנכרן את הפעילות בין היחידות השונות במטרה להשיג את האימפקט הארגוני אליו אנחנו שואפים.
לשם כך, גיבשנו מספר עקרונות מנחים לבנייה והטמעה של תכניות עבודה אפקטיביות, שכדאי לאמץ כהכנה לתכניות העבודה השנתיות:
1) נקודת ההתחלה היא מהסוף
ראשית, נתחיל בהגדרת התוצאות הרצויות בטווח הקצר והארוך. לאחר מכן, נבצע תכנון לאחור (backcasting) כדי לגזור את היעדים והפעולות הנדרשים להשגת התוצאות המצופות .
2) ממשיגים את החלומות לפרטים
נפרוט את החזון הארגוני והשאיפות הגדולות ליעדים ברי-השגה ומשימות קונקרטיות. נגדיר לכל חלק בתכנית לוחות זמנים מדויקים וחלוקת אחריות מקצועית ברורה לצוותים השונים .
3) חיבור לערכים ולחזון הארגוני
ערכי הליבה של הארגון חייבים להשתקף בתכנית העבודה השנתית ולשמש כחוט השני המאגד ומקשר בין כל חלקי התכנית שנבנה.
4) לתכנן שיגיע בלת"מ
לאחר מגפת הקורונה ובעיצומה של מלחמת חרבות ברזל, למדנו רבות על התנהלות ארגונית בחירום ובמצבים בלתי צפויים. לכן, מומלץ להקדיש תשומת לב מיוחדת לבניית תכנית עבודה לשנת 2025 הכוללת גם התמודדות עם תרחישים בלתי צפויים .
5) הצוות
המשימה המרכזית שלנו היא להבטיח את רווחת הצוות הן ברמה האישית והן ברמה המקצועית. גם בארגונים בינוניים וקטנים, יש למנות איש צוות ייעודי שיהיה אחראי על תחום הרווחה, ההתמקצעות ומכלול הצרכים של צוות העובדים.
6) שגרות עבודה
ספר תכניות העבודה שנבנה צריך להיות מסמך דינמי ונגיש, שנבדק ומתעדכן לפחות אחת לרבעון. זאת במטרה לבחון את הפערים בין התכנון לביצוע בפועל. חשוב לתכנן שגרות עבודה ברורות להטמעת תכניות העבודה ב-DNA הארגוני, מה שיסייע להפוך את התהליך לאפקטיבי ורלוונטי יותר.
7) תהפכו את התהליך לחוויה
– תהליך הכנת תכנית העבודה הוא תהליך ארוך ומורכב, אך כדאי לציין את סיומו בטקס חגיגי ויצירתי, המהווה התחייבות פומבית של כל העובדים לתכנית העבודה שהם שותפים בבנייתה .
– בארגונים אותם ניהלנו הפכנו את ישיבת הצגת תכניות העבודה בה כל עובד מציג את עיקרי תכנית העבודה השנתית לחוויה גדולה.
– לשם כך, כל שנה בחרנו תמה מרכזית להצגת תכנית העבודה, אנשי הצוות התבקשו להציג את עיקרי תכנית העבודה השנתית שלהם בישיבה בהלימה לתמה המרכזית שנבחרה. זאת במטרה להפוך את כל הטבלאות ותכניות העבודה לנגישות יותר ומעניינת יותר.
– כבר בשלב כתיבת תכניות העבודה, הקדישו מחשבה לדרכים יצירתיות להצגתן והטמיעו זאת בשגרות העבודה של הארגון.
תכנון תכנית עבודה שנתית המחובר לחזון ולערכים הארגוניים מסייע לנו להגיע לתוצאות וליעדים בצורה טובה יותר ומיצר השפעה גדולה יותר של הפעילות הארגונית. השקעת הזמן והתשומות הארגוניות בתהליך זה מביאות תוצאות. אז כדאי לנצל את חודשי הקיץ שהמשרד קצת יותר רגוע ושקט לתהליך.
תשקיעו בזה, זה ישתלם לכם.
