בבואנו לפתוח תוכנית הכשרה מקצועית בארגון, עלינו להתמקד במספר היבטים, בהם: הצרכים של הארגון, היעדים שאנו שואפים להשיג והדרך שבה אנו רוצים ליישם את ההכשרה.
השלבים הבאים מהווים את התחנות החיוניות בתהליך יצירת הכשרה אפקטיבית:
1. תיאור הצורך הארגוני
אנו ממליצים להתחיל בבסיס- למה בכלל צריך הכשרה? יש לבחון את המצב הנוכחי בארגון, לראות האם התקיימו הכשרות בעבר ובמידה וכן מה עבד בהן טוב. התבוננות זו לאחור תסייע לנו לזהות אילו מיומנויות או ידע צריכים להיות מוטמעים בהכשרה הנוכחית, לצד מודעות לאלו שכבר מוטמעים באופן משמעותי בארגון.
שאלות מומלצות לשלב זה:
מהם הפערים בידע או במיומנויות שההכשרה מיועדת לגשר עליהם?
כיצד השתנו הדרישות מהעובדים בארגון בשנים האחרונות ומה נדרש היום באופן שונה?
האם יש צורך בהתאמות מיוחדות בהכשרה לפי מחלקות או תפקידים ספציפיים בארגון?
2. קהל היעד
חשוב לזהות את כמות המשתתפים ואת המאפיינים הייחודיים להם, על מנת להתאים את התכנים ואת שיטת ההנחייה. כמו כן, יש להתייחס לחשיבות הרכיב הקבוצתי – האם חשוב לגבש את הקבוצה? כיצד הפן הקבוצתי עשוי לתרום ליעדי ההכשרה? האם יש צורך להקדיש זמן להיכרות ובניית צוות?
שאלות מומלצות לשלב זה:
מהי השונות הסוציולוגית-מקצועית הקיימת בין משתתפי ההכשרה? כיצד נכון לחלק את רכיבי ההכשרה באופן אופטימלי כדי להנות מהגיוון הארגוני?
כיצד ניתן לערב את המשתתפים בתהליך תכנון ההכשרה לקבלת התחייבות גבוהה יותר?
אילו ציפיות יש למשתתפים מההכשרה וכיצד ניתן להשיג את התמיכה הנדרשת מהנהלת הארגון?
3. מטרות ההכשרה
חשוב לשאול- איזה שינוי או שיפור אנחנו שואפים לראות בסוף התהליך? המטרות צריכות להיות מוגדרות במדויק ומדידות באופן כזה או אחר. הן יכולות להיות כמותיות (למשל, שיפור פרודוקטיביות באחוז מסוים) או איכותיות (למשל, העלאת מודעות לנושא מסוים). סימון מטרות יסייע הן למארגני ההכשרה והן למשתתפים לכוון את עצמם לאורך ההכשרה אל מול המטרות שניצבות ברקע.
שאלות מומלצות לשלב זה:
מהם היעדים שאנו מקווים להשיג דרך ההכשרה? נסו להגדיר גם יעדים כמותניים ככל הניתן
כיצד נבדוק את השגת היעדים לאורך זמן? נסו להגדיר אבני דרך לבחינה
4. תכנון פרקטי של ההכשרה
יש לבנות את המעטפת ואת המכלול הטכני, הפרקטי והרעיוני שישמשו כמפת דרכים להכשרה. האם ההכשרה תתבצע באופן פרונטלי, מקוון, או שילוב של שניהם? כמה מפגשים יהיו ומה יהיה משך כל מפגש? מהם הצרכים והמשאבים הנדרשים על מנת שההכשרה תעבור בצורה המיטבית מכל הבחינות? חשוב לתת את הדעת גם על מהלך המפגשים, ולשקול את האפשרות להטמיע ידע ומיומנויות באמצעות "שיעורי בית" או התנסויות בין המפגשים, על מנת לעודד תהליך למידה מעבר לשעות ההכשרה הפורמליות.
שאלות מומלצות לשלב זה:
אילו משאבים וטכנולוגיות נדרשים ליישום ההכשרה בצורה היעילה ביותר?
כיצד ניתן לשלב שיטות למידה חדשות וחדשניות להעשרת התוכן?
5. דגשים ותובנות מהכשרות קודמות בארגון ובתחום הספציפי
הכשרות ארגוניות הן שדה בו ללמידה הארגונית הפנימית עשוי להיות ערך מוסף משמעותי. נשאף לשאול- מהם הלקחים מהכשרות קודמות? מהן הנקודות לשיפור ומהן הנקודות לשימור? חשוב לבחון את ההצלחות והכשלונות של הכשרות קודמות כדי ללמוד ולהתאים את התוכנית החדשה בהתאם. בהקשר זה יש לעבוד במישור הארגוני הפנימי וכן לפנות החוצה וללמוד את תחום ההכשרה הספציפי גם ממקומות אחרים. חשוב גם להבין האם יש צורך במרצים חיצוניים ואיזה רכיבים בעלי השראה או עידוד למידה יש לכלול.
שאלות מומלצות לשלב זה:
מהם הלקחים המרכזיים מההכשרות הקודמות שאנו רוצים לשמר או לשפר?
כיצד ניתן להתאים את התוכנית החדשה לשינויים שחלו בתחום ההכשרה או בצרכים של הארגון?
סיכום
לאחר שביצענו את השלבים העיקריים הנ"ל, יש לתכנן את שלבי ההטמעה של ההכשרה והוצאתה מהכוח אל הפועל, לשלוח הזמנה מפורטת לכל המעורבים, הכוללת תיאום ציפיות והצפה של שאלות, בקשות ודיוקים. על מנת להבטיח שההכשרה תפיק את המירב, יש לערוך מעקב קפדני אחר תכנית ההכשרה, לקבל פידבקים במהלך ואחרי כל מפגש ולערוך התאמות לפי הצורך. הכשרה אינה רק על ספסל הלימוד, אלא תהליך דינמי המתפתח ומשתנה בהתאם לתגובות של המשתתפים והארגון.
